Job Description

Lowongan Kerja: Junior Asisten Administratif

PT Prima Agung Sentosa adalah perusahaan terdepan yang bergerak dalam industri instalasi mesin pabrik, pengolahan dan fabrikasi baja, perawatan mekanik mesin, hingga pembuatan spare part dan rak baja. Beralamat di Kawasan Industri Jababeka I, Cikarang Utara, perusahaan ini telah teruji dalam berbagai proyek manufaktur dan teknik, dan menjadi salah satu penyedia jasa yang diandalkan oleh berbagai pabrik skala besar di Indonesia. Keahlian perusahaan mencakup bidang:

• Instalasi mesin dan equipment untuk lini produksi,

• Fabrikasi struktur baja (bending, cutting, welding),

• Perawatan rutin (preventif) maupun korektif atas peralatan mekanik,

• Penyediaan spare-part mesin dan rak penyimpanan industri.

Dengan kultur perusahaan berbasis teknik tinggi dan kualitas unggul, PT Prima Agung Sentosa menempatkan standar tinggi dalam hal keselamatan kerja, presisi, dan ketepatan waktu. Tenaga kerjanya terdiri dari insinyur, teknisi, dan operator yang profesional serta ramah kerja sama.

2. Peran Anak Perusahaan: PT Era Mandiri

Sebagai anak perusahaan, PT Era Mandiri secara khusus menangani layanan administratif dan dukungan manajemen operasional, serta koordinsasi internal terkait kebutuhan administrasi dan keuangan untuk divis-divisi tecnis di PT Prima Agung Sentosa. Era Mandiri memainkan peran kunci dalam memastikan setiap proyek berjalan lancar secara administrasi, mendukung proses pembukuan dasar, pengelolaan gaji, dan verifikasi invoice. Posisi Junior Asisten Administratif yang dibuka adalah bagian dari kepedulian Era Mandiri agar setiap pendukung proyek dapat bekerja secara efisien, akuntabel, dan terdokumentasi dengan baik.

3. Nilai-Nilai Perusahaan

Perusahaan ini menekankan nilai-nilai sebagai berikut:

• Integritas dan Akurasi – detail dalam setiap catatan dan laporan,

• Kedisiplinan dan Profesionalisme – menghormati deadline dan SOP,

• Kerja Sama Tim – sinergi antara bagian teknis dan administrasi,

• Inisiatif & Fleksibili­tas – mampu menyesuaikan diri terhadap dinamika proyek,

• Keselamatan & Kualitas – aktivitas perusahaan mendukung implementasi K3 dan standar mutu.

Sebagai bagian dari tim administrasi perusahaan, Anda akan difasilitasi pelatihan internal administrasi proyek, penggunaan software keuangan dan MS Office, serta kesempatan pengembangan karier menjadi Staff Administrasi Senior atau Supervisor Administrasi.

Posisi: Junior Asisten Administratif

1. Tujuan Posisi

Junior Asisten Administratif bertugas memberikan dukungan administratif dan akuntansi dasar bagi semua tim proyek di PT Prima Agung Sentosa melalui PT Era Mandiri. Peran ini hendak menjembatani proses manajemen proyek dengan proses keuangan dan akuntansi, mulai dari mencatat dan memverifikasi transaksi harian, in/out invoice, hingga membantu penyusunan laporan bulanan. Posisi ini mensyaratkan ketelitian, koordinasi antar bagian, serta adaptif dalam lingkungan manufaktur bertempo tinggi.

2. Kualifikasi Umum

Prospek kandidat sebaiknya memenuhi persyaratan berikut:

• Pendidikan minimal SMA/SMK (semua jurusan) atau lebih tinggi seperti D3/S1 (jurusan Ekonomi/Akuntansi/D3 Administrasi Perkantoran).

• Usia maksimal 35 tahun, mencerminkan kesiapan kerja jangka panjang dan kemampuan penyesuaian.

• Pengalaman minimal 3–4 tahun dalam peran sebagai Asisten Administratif atau posisi serupa di industri manufaktur atau konstruksi.

• Mempunyai pemahaman dasar pembukuan, termasuk pencatatan pemasukan, pengeluaran, cashflow sederhana.

• Terbiasa menangani invoice, reimbursement, data tagihan, serta cash handling.

3. Kompetensi Teknis & Soft Skills

• Menguasai Microsoft Office (Excel untuk rumus, tabel; Word; PowerPoint; Outlook).

• Kemampuan koordinasi tinggi, rajin, cermat terhadap detail, serta memiliki sikap proaktif dan fleksibel.

• Manajemen waktu baik: mampu menentukan prioritas, meeting deadline, dan menyusun jadwal harian.

• Memiliki kemampuan interaksi interpersonal yang baik untuk sinkronisasi antar bagian (teknik, logistik, HRD).

• Jujur, bertanggung jawab, dan selalu menjaga kerahasiaan data perusahaan.

4. Lingkup Pekerjaan (Job Desk Detail)

Secara menyeluruh, Junior Asisten Administratif akan bertanggung jawab dalam divisi administrasi & akuntansi serta mendukung operasional proyek. Berikut uraian rinci untuk tiap domain tugas:

4.1. Pembukuan dan Cashflow

• Mencatat setiap transaksi harian (pembelian, topping-up kas kecil, penerimaan pembayaran, dsb).

• Membantu pembuatan buku kas kecil & besar.

• Pemantauan dan pengecekan pengeluaran rutin serta pemasukan dari proyek.

• Menyiapkan dan menyusun format cashflow sederhana untuk manajemen.

• Melakukan rekonsiliasi kas harian/mingguan/bulanan bersama staf keuangan.

4.2. Invoice & Claim

• Memeriksa invoice vendor sebelum diproses pembayaran.

• Mengkoordinasikan persetujuan invoice dengan project engineer/proyek manager.

• Memfasilitasi proses claim invoice, reimbursement dari karyawan/laporan biaya harian.

• Mengarsipkan invoice secara manual dan digital dengan sistem folder layout sesuai nomer & bulan.

4.3. Administrasi Umum

• Menangani jadwal meeting internal/bisnis, panggilan telepon, surat menyurat.

• Mengelola dokumen proyek (izin akses, laporan harian, checklist).

• Mengupdate catatan kunjungan vendor atau penggunaan jasa subkontraktor.

• Penyusunan laporannya, termasuk risalah meeting, komunikasin internal/eksternal.

4.4. Support Payroll

• Menyediakan data pendukung payroll: absensi, data kehadiran lembur, klaim transport/acara di proyek.

• Membuat laporan tambahan seperti klaim biaya operasional tenaga kerja lapangan.

• Bekerja sama dengan HRD dalam pembuatan slip gaji bulanan.

4.5. Koordinasi Antar Bagian

• Menjadi penghubung antara tim teknik/lapangan, keuangan, dan vendor/mitra logistik.

• Membantu penjadwalan dan komunikasi kebutuhan logistik proyek (transport part, sewa alat).

• Berpartisipasi pada meeting koordinasi dan mendokumentasikan hasilnya.

4.6. Pekerjaan Tambahan Terkait Administrasi

• Membantu penyusunan materi presentasi untuk meeting project atau laporan klien.

• Menyusun form pengajuan pengeluaran untuk proyek-proyek baru.

• Menyortir dan menyampaikan keluaran dokumen penting ke unsur manajerial perusahaan.

• Peran lain yang dianggap searah, seperti mem-backup staf admin senior saat libur atau cuti.

Manfaat & Fasilitas yang Ditawarkan

PT Era Mandiri menyediakan paket benefit yang dirancang untuk menjaga kesejahteraan dan memotivasi Anda untuk berkontribusi penuh. Adapun keuntungan yang Anda dapatkan meliputi:

1. Gaji Kompetitif – disesuaikan pengalaman dan tanggung jawab.

2. Bonus Performance / Tahunan – berdasarkan prestasi kinerja dan hasil kerja.

3. BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan – sesuai ketentuan pemerintah.

4. THR – Tunjangan Hari Raya setiap tahun.

5. Makan Siang Karyawan – disediakan di kantor/area proyek jika memungkinkan.

6. Transportasi – shuttle bus dari beberapa titik di Cikarang atau reimbursement transport.

7. Pelatihan Administratif & Software Finance – minimal sekali per tahun.

8. Karier Progression Path – dari Junior → Supervisi → Manajerial Administrasi Proyek.

9. Lingkungan Kerja Terstruktur – dengan sistem SOP dan dokumentasi rapi.

10. Pekerjaan Onsite – kesempatan langsung ke area pabrik/proyek, meningkatkan pemahaman real proyek industri.

Proses Rekrutmen

Berikut adalah tahapan proses seleksi yang akan dilalui oleh para kandidat:

1. Seleksi Dokumen Administratif

   • HR akan meninjau CV, surat lamaran, dan portofolio (jika ada).

   • Hanya kandidat yang memenuhi kualifikasi yang akan diloloskan.

2. Tes Kompetensi Administratif

   • Tes Microsoft Excel, Word (laporan & pivot table dasar).

   • Soal mengenai pembukuan dasar, cashflow ringan.

3. Wawancara Wawancara HR & Teknis

   • Wawancara tahap awal oleh Tim HR mengenai kompetensi sikap dan bahasa.

   • Wawancara lanjutan bersama Manajer Proyek/HRD di PT Prima Agung Sentosa.

4. Uji Coba Administratif (Onsite)

   • Pengerjaan simulasi tugas di kantor/proyek selama semodor hari.

   • Penilaian akurat berkaitan kecermatan, kecepatan, dan kerjasama.

5. Penawaran Kerja dan Onboarding

   • Bagi kandidat lulus, akan diberikan job offer, dan jadwal orientasi serta training akan dijadwalkan.