Lowongan Kerja Remote WFH Jogja di Helu-Trans (S) Pte Ltd Posisi Assistant Registrar (Remote Support – Singapore & Hong Kong) Minimal D3/S1

Job Description

Lowongan Kerja – Posisi : Assistant Registrar (Remote Support – Singapore & Hong Kong)

Helu-Trans (S) Pte Ltd adalah perusahaan logistik seni terkemuka di Asia, dengan kantor pusat di Singapura dan jaringan cabang yang tersebar di beberapa kota utama di kawasan Asia-Pasifik, termasuk Hong Kong. Didirikan atas dasar dedikasi terhadap pelestarian dan distribusi karya seni bernilai tinggi, Helu-Trans telah tumbuh menjadi mitra terpercaya bagi museum, galeri, kolektor pribadi, rumah lelang, institusi budaya, hingga pameran seni bergengsi di seluruh dunia.

Dengan pengalaman bertahun-tahun dalam menangani logistik karya seni, Helu-Trans dikenal akan komitmennya terhadap standar keamanan tinggi, ketepatan waktu, dan pelayanan personal berbasis nilai-nilai keramahan khas Asia. Kami memiliki berbagai fasilitas unggulan seperti:

• Ruang penyimpanan seni dengan pengendalian suhu dan kelembaban.

• Studio konservasi karya seni.

• Ruang presentasi (viewing rooms) bagi kolektor dan galeri.

• Sistem manajemen inventaris berbasis RFID terkini.

Melalui layanan kami yang menyeluruh, Helu-Trans tidak hanya menangani pengangkutan fisik karya seni, tetapi juga menciptakan solusi logistik yang bersifat holistik, presisi, dan berbasis relasi jangka panjang dengan klien.

Dalam rangka memperluas dan memperkuat dukungan operasional untuk cabang Singapura dan Hong Kong, kami saat ini membuka kesempatan karier bagi kandidat profesional untuk mengisi posisi Assistant Registrar (Remote Support).

Deskripsi Pekerjaan: Assistant Registrar

Sebagai Assistant Registrar, Anda akan menjadi bagian dari tim penting yang menangani pengelolaan data inventaris, pengarsipan, dan pelaporan atas seluruh karya seni yang ditangani oleh Helu-Trans. Posisi ini bersifat remote, namun akan berkoordinasi aktif dengan tim operasional yang berada di Singapura dan Hong Kong.

Peran ini ideal untuk Anda yang memiliki kemampuan dokumentasi, ketelitian tinggi, kemampuan administratif, dan pemahaman sistem manajemen inventaris seni, serta menyukai pekerjaan yang menuntut akurasi data dan manajemen arsip yang sistematis.

Tugas dan Tanggung Jawab Utama

Berikut adalah deskripsi detail dari tugas dan tanggung jawab yang akan dijalankan sebagai Assistant Registrar:

1. Pengelolaan Inventaris dan Data Karya Seni

• Membuat dan mengelola rekam data karya seni menggunakan sistem manajemen inventaris berbasis RFID.

• Melakukan pencatatan data digital untuk setiap karya seni atau peti (crate) yang masuk dan keluar gudang.

• Menghubungkan setiap data objek seni dengan pesanan pengambilan/pengiriman yang relevan.

• Memastikan seluruh data yang dimasukkan akurat, lengkap, dan dapat diakses dengan efisien oleh semua tim terkait.

2. Administrasi Order Operasional

• Membaca, mencetak, menyortir, dan mengarsipkan Operation Orders (OO) secara sistematis agar mudah diakses.

• Membuat pesanan pengambilan dan pengiriman berdasarkan permintaan klien dari tim Client Services.

• Mendukung pelaksanaan pengambilan, pengiriman, dan pemrosesan objek berdasarkan jadwal yang telah ditentukan.

3. Pencetakan & Penugasan Barcode RFID

• Membantu proses penciptaan, penugasan, dan pencetakan barcode RFID untuk setiap karya seni atau peti yang baru masuk.

• Memastikan barcode terpasang dengan benar dan dapat terbaca oleh sistem.

4. Pemeliharaan dan Update Sistem Informasi

• Secara berkala memperbarui dashboard Warehouse Work Instruction (WWI) untuk memberikan status terkini mengenai aktivitas di gudang dan pekerjaan yang sedang berjalan.

• Memastikan sinkronisasi antara sistem manajemen inventaris dengan sistem CRM (Customer Relationship Management).

5. Pelaporan dan Analisa Data

• Menyiapkan laporan inventaris secara berkala untuk keperluan manajemen.

• Menandai dan menyoroti ketidaksesuaian atau selisih data sebagai bahan evaluasi dan analisis tim.

• Mendukung tim warehouse dalam pengambilan laporan yang dibutuhkan untuk mendukung efektivitas kerja.

6. Pengelolaan Visual dan Dokumentasi Foto

• Menangkap dan menyimpan foto pekerjaan atau foto objek sebagai dokumentasi visual untuk keperluan internal dan verifikasi klien.

• Menyimpan data foto dalam format dan struktur pengarsipan yang sistematis.

7. Dukungan Administrasi Umum

• Mendukung seluruh kegiatan administratif warehouse dan tim operasi.

• Bekerja sama dengan tim registrasi lain untuk memastikan kelancaran kegiatan logistik seni.

Kualifikasi dan Persyaratan

Persyaratan Umum:

• Minimal lulusan Diploma (D3) atau Sarjana (S1) dari jurusan Manajemen Arsip, Sistem Informasi, Seni, atau bidang relevan lainnya.

• Pengalaman kerja di bidang registrasi koleksi, museum, atau galeri seni akan sangat diutamakan.

• Kemampuan bekerja secara remote dengan konektivitas internet yang stabil dan efisiensi komunikasi lintas wilayah.

Kemampuan Teknis:

• Mahir dalam penggunaan komputer, terutama:

  • Microsoft Office (Excel, Word, Outlook)

  • Salesforce atau sistem CRM lainnya

  • Sistem manajemen koleksi / inventaris (collection management database)

• Teliti dan cepat dalam input data, serta memahami standar pengarsipan digital.

• Memahami penggunaan teknologi RFID dan metode tracking digital lainnya akan menjadi nilai tambah.

Soft Skills:

• Komunikatif dan fasih berbahasa Inggris baik lisan maupun tulisan.

• Memiliki kemampuan organisasi dan manajemen waktu yang baik.

• Mampu bekerja secara mandiri maupun kolaboratif dalam tim lintas negara.

• Mampu beradaptasi dengan ritme kerja internasional dan zona waktu berbeda.

• Detail-oriented, mampu menyusun laporan secara sistematis dan profesional.

Benefit dan Lingkungan Kerja

• Sistem kerja 100% remote, fleksibel namun tetap berorientasi pada target dan hasil.

• Berinteraksi langsung dengan tim internasional profesional yang berpengalaman di bidang seni dan logistik.

• Gaji kompetitif sesuai pengalaman dan kompetensi.

• Kesempatan berkembang dalam industri seni yang unik dan prestisius.

• Akses ke pelatihan internal dan kesempatan kolaborasi lintas negara.