Job Description

Daftar disini :

https://id.jobstreet.com/id/PT.-Connectied-Inovasi-Digital-(Connectied)-jobs/at-this-company

Lowongan Kerja – Client Specialist

PT. Connectied Inovasi Digital

Profil Perusahaan

PT. Connectied Inovasi Digital adalah perusahaan yang bergerak di bidang solusi digital modern, khususnya pengelolaan event berbasis teknologi, pengembangan sistem undangan digital, manajemen database tamu, hingga penyediaan dashboard pelacakan kehadiran secara real-time. Sebagai perusahaan yang lahir di era digital, Connectied fokus menghadirkan inovasi yang memudahkan penyelenggara acara—baik individu, organisasi, maupun korporasi—dalam mengelola rangkaian event secara lebih efisien, terstruktur, dan terukur.

Di tengah perkembangan industri dan kebutuhan pasar yang semakin tinggi terhadap sistem event yang cepat, praktis, dan akurat, Connectied menjadi salah satu pelopor dalam menghadirkan layanan end-to-end untuk digital event management. Produk dan layanan perusahaan mencakup sistem pembuatan undangan digital, pengaturan guestlist otomatis, sistem verifikasi tamu, QR check-in yang efisien, hingga layanan blasting undangan dan reminder menggunakan teknologi multi-platform.

Dalam operasionalnya, Connectied mengedepankan nilai profesionalisme, akurasi data, pelayanan responsif, serta pendekatan yang human-centered. Perusahaan menyadari bahwa setiap acara memiliki karakteristik, alur kerja, dan kebutuhan yang berbeda. Karena itu, Connectied menghadirkan solusi yang dapat diadaptasi sesuai kebutuhan klien, mulai dari acara pernikahan, seminar, gathering, hingga event perusahaan berskala besar.

Sebagai perusahaan teknologi yang terus berkembang, Connectied memprioritaskan pengalaman pengguna (user experience) yang nyaman serta kualitas komunikasi yang hangat dan suportif. Layanan perusahaan tidak hanya mengandalkan sistem digital, tetapi juga tenaga ahli yang mampu mendampingi klien secara personal, memastikan setiap detail acara berjalan lancar sesuai rencana.

Guna menunjang pertumbuhan dan memperkuat kualitas pelayanan, Connectied membuka kesempatan bagi individu profesional untuk bergabung sebagai Client Specialist, sebuah posisi yang berperan penting sebagai garda depan perusahaan dalam memberikan pelayanan terbaik kepada klien.

Tentang Posisi: Client Specialist

Posisi Client Specialist merupakan salah satu posisi strategis di Connectied karena berhubungan langsung dengan klien sejak tahap awal hingga hari pelaksanaan acara. Peran ini memastikan bahwa seluruh kebutuhan klien dipahami, dikomunikasikan, dan dituangkan dalam alur kerja yang sistematis. Tanggung jawabnya tidak hanya administratif, tetapi juga mencakup koordinasi antar-tim, pengelolaan komunikasi, pemahaman teknis sistem, hingga monitoring detail kecil yang berpotensi mempengaruhi kelancaran event.

Client Specialist menjadi representasi perusahaan dalam menjaga hubungan baik dengan klien, sehingga kemampuan interpersonal, komunikasi yang hangat, profesionalisme tinggi, dan ketelitian menjadi faktor yang sangat penting. Posisi ini sangat cocok bagi seseorang yang menikmati pekerjaan yang melibatkan koordinasi, problem-solving, serta interaksi intensif dengan berbagai pihak dalam dinamika industri event yang cepat dan menantang.

Tanggung Jawab Utama (Job Desk) – Penjelasan yang Diperdalam

Berikut adalah uraian tugas Client Specialist yang telah diperluas dan dijelaskan secara detail untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang tanggung jawab harian posisi ini:

1. Melakukan Briefing Awal dengan Klien

Pada tahap awal proyek, Client Specialist bertugas melakukan sesi briefing yang berfungsi sebagai pengenalan layanan dan sistem. Di dalamnya mencakup:

• Penjelasan fitur dan alur kerja sistem Connectied
• Pengumpulan data dasar seperti informasi undangan, data tamu, dan kebutuhan teknis lainnya
• Pengiriman link upload foto dan form kebutuhan data agar klien memiliki jalur terstruktur untuk menyerahkan informasi

Tahap awal ini sangat penting karena menentukan kelancaran proses di tahapan berikutnya.

2. Mengonfirmasi Kebutuhan Sistem Access & Guestlist

Client Specialist memastikan bahwa seluruh kebutuhan sistem—mulai dari akses klien ke dashboard, konfigurasi guestlist, hingga request fitur tambahan—telah jelas dan dikonfirmasi. Proses ini mencakup verifikasi jumlah tamu, kategori tamu, sistem RSVP, dan jenis akses login yang diperlukan.

3. Menyusun Timeline Kerja

Pekerjaan berikutnya adalah membuat timeline kerja yang komprehensif:

• Menyusun alur pengerjaan dari awal hingga hari H
• Menentukan batas waktu revisi, deadline pengumpulan data, dan jadwal blasting
• Mendapatkan persetujuan dari CS Coordinator
• Menyampaikan timeline kepada klien dalam bentuk Sheet Checklist

Timeline berfungsi sebagai pedoman utama yang membantu klien merasa terarah dan memahami proses secara transparan.

4. Membuat Event Klien di Sistem Connectied

Client Specialist bertanggung jawab memasukkan seluruh data event ke sistem internal perusahaan, seperti:

• Detail acara
• Nama pengantin/penyelenggara
• Lokasi & timeline acara
• Foto & desain terkait

Tahapan ini membutuhkan ketelitian tinggi agar tidak terjadi kesalahan input.

5. Memberikan Instruksi Penggunaan Spreadsheet

Agar proses pengumpulan data berjalan rapi, Client Specialist menjelaskan kepada klien:

• Cara mengisi spreadsheet
• Struktur kolom dan data yang perlu dilengkapi
• Aturan penyimpanan dan pengiriman file

Tujuan utama adalah memastikan data tamu terorganisir dan mudah diproses oleh tim produksi maupun Data Specialist.

6. Memeriksa Kesesuaian Preview Undangan & Wording Blast

Sebelum undangan dan teks blast dikirim kepada klien, Client Specialist wajib:

• Melakukan pengecekan detail desain
• Mengoreksi data nama, tanggal, waktu, lokasi, dan konten visual
• Memastikan kualitas tampilan sesuai standar perusahaan

Tahapan ini bertujuan mengurangi risiko revisi berulang dan menjaga kualitas profesional.

7. Berkoordinasi dengan CS Coordinator, CS Assist & Data Specialist

Sebelum materi diberikan kepada klien, semuanya harus melalui proses double check internal untuk memastikan akurasi data dan kualitas desain. Client Specialist harus:

• Membahas revisi
• Menentukan perbaikan
• Menjamin hasil akhir sesuai standar kualitas Connectied

8. Mengumpulkan Revisi dari Klien & Menyampaikan ke Tim Produksi

Setiap revisi yang dikirimkan klien harus dikumpulkan secara rapi:

• Dicatat detail revisinya
• Diverifikasi relevansinya
• Disampaikan ke tim produksi dalam format terstruktur
• Mendapatkan hasil revisi untuk dikembalikan kepada klien

Alur revisi yang efisien sangat berpengaruh pada kepuasan klien.

9. Mengirimkan Preview Undangan & Wording Blast untuk Final Approval

Setelah finalisasi desain dan wording, Client Specialist mengirimkan preview kepada klien dan menunggu persetujuan final sebelum melanjutkan proses blasting.

10. Menangani Pertanyaan & Kebutuhan Tamu

Selain melayani klien, Client Specialist juga harus responsif terhadap pertanyaan yang datang dari tamu undangan, termasuk:

• Kendala akses undangan
• Masalah link
• Pertanyaan teknis seputar RSVP

Respons cepat diperlukan karena setiap kendala dapat berdampak pada pengalaman tamu.

11. Melakukan Blasting Undangan

Client Specialist bertanggung jawab melakukan:

• Blasting pertama
• Blasting kedua
• Tambahan blasting sesuai kebutuhan

Blasting dilakukan setelah melalui double check dengan CS Coordinator & Data Specialist untuk meminimalkan kesalahan.

12. Mengatur Blast Reminder

Sebelum hari acara, reminder blast disiapkan untuk mengingatkan tamu, terutama pada event dengan RSVP yang ketat.

13. Menyiapkan Spreadsheet Kerja & Setting Data

Client Specialist bekerja sama dengan Data Specialist untuk memastikan setiap konfigurasi sudah benar, termasuk format data dan sinkronisasi dengan sistem.

14. Menyiapkan Dashboard Akses untuk Klien

Setelah blasting selesai, dashboard real-time disiapkan agar klien bisa:

• Memantau jumlah tamu yang membuka undangan
• Melihat status RSVP
• Mengelola update tamu yang masuk

Informasi ini sangat bermanfaat bagi klien untuk merancang persiapan acara.

15. Merespons Chat Secara Cepat & Profesional

Client Specialist wajib mematuhi standar kecepatan respon:

• Menjawab pertanyaan klien
• Mengatasi kendala teknis
• Memberikan update progress

Standar responsif ini merupakan bagian penting dari kualitas layanan Connectied.

Kualifikasi Kandidat

Untuk menduduki posisi ini, pelamar perlu memenuhi kualifikasi berikut:

1. Komunikasi & Interpersonal Sangat Baik

Kandidat harus mampu menyampaikan penjelasan dengan jelas, bersikap ramah, dan menjaga hubungan profesional.

2. Teliti dan Terorganisir

Pekerjaan berkaitan dengan banyak data, sehingga kesalahan kecil dapat berdampak besar.

3. Multitasking & Time Management

Posisi ini sering menangani beberapa event sekaligus, sehingga kemampuan mengelola prioritas sangat diperlukan.

4. Berpengalaman dalam Customer Service / Client Management

Pengalaman bukan syarat wajib, tetapi sangat membantu dalam menghadapi dinamika klien.

5. Mahir Microsoft Office & Google Workspace

Terutama spreadsheet, dokumen, dan manajemen folder.

6. Responsif & Cepat Tanggap

Baik kepada klien maupun tamu undangan.

7. Siap Bekerja dalam Ritme Event yang Dinamis

Event memiliki sifat fluktuatif, sehingga fleksibilitas sangat diperlukan.

Ketentuan Jam Kerja & Standar Respons

Posisi ini bersifat remote (Work From Home – WFH) dengan durasi kerja fleksibel 8 jam/hari.

Jam kerja & standar respon:

• 08:00 – 17:00 → respon chat maksimal 30 menit
• 17:00 – 21:00 → respon chat maksimal 1 jam

Standar ini dibuat untuk menjaga kenyamanan klien sekaligus efektivitas kerja.