Job Description

Lowongan Kerja: Senior General Affair (GA) Staff / Coordinator

Lokasi Penempatan: Bandung – mencakup 3 lokasi operasional (pabrik produksi, kantor operasional & gudang distribusi, serta kantor marketing/creative/sales)

Poda Eliquid Company adalah salah satu perusahaan yang berkembang pesat dalam industri e-liquid dan produk pendukungnya di Indonesia. Perusahaan ini berpusat di Bandung, Jawa Barat, dan dikenal sebagai salah satu produsen yang fokus menghadirkan produk berkualitas tinggi untuk konsumen lokal maupun internasional.

Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang manufacturing, distribusi, dan pemasaran, Poda Eliquid Company memiliki sistem kerja yang terintegrasi mulai dari proses produksi, pengelolaan logistik, hingga strategi pemasaran kreatif. Visi perusahaan adalah menjadi salah satu pemain utama dalam industri e-liquid dengan menekankan kualitas, inovasi, keamanan, serta kepuasan pelanggan.

Poda Eliquid Company tidak hanya sekadar memproduksi, namun juga berkomitmen menjaga keberlanjutan bisnis melalui penerapan standar mutu yang ketat, pengelolaan limbah yang bertanggung jawab, serta efisiensi operasional. Saat ini, perusahaan beroperasi di tiga lokasi utama di Bandung, yaitu:

1. Pabrik Produksi – tempat seluruh proses pembuatan e-liquid dilakukan dengan teknologi modern dan standar higienis.

2. Kantor Operasional & Gudang Distribusi – pusat pengelolaan supply chain, distribusi produk, dan penyimpanan logistik.

3. Kantor Marketing, Creative & Sales – tempat pengembangan strategi promosi, branding, dan aktivitas pemasaran yang kreatif.

Dengan skala bisnis yang semakin berkembang, kebutuhan akan General Affair (GA) Staff / Coordinator yang andal, berpengalaman, serta memiliki kemampuan leadership yang kuat menjadi sangat penting. Posisi ini akan menjadi garda depan dalam memastikan seluruh fasilitas, aset, dan sarana pendukung perusahaan dapat berfungsi dengan baik, sehingga aktivitas produksi hingga distribusi berjalan lancar.

Tentang Posisi: Senior General Affair (GA) Staff / Coordinator

Peran Senior GA Staff / Coordinator di Poda Eliquid Company bukanlah sekadar posisi administratif yang bekerja di balik meja, melainkan lebih kepada posisi lapangan yang mengelola berbagai aspek non-dagangan perusahaan. Artinya, posisi ini akan berfokus pada pengelolaan fasilitas, pemeliharaan aset, manajemen utilitas, pengawasan vendor, serta penanganan limbah pabrik.

Senior GA Staff / Coordinator akan menjadi penghubung penting antara manajemen dengan tim operasional di lapangan. Tanggung jawabnya meliputi perawatan gedung, kendaraan, mesin, serta memastikan semua utilitas berjalan optimal. Selain itu, posisi ini juga berperan sebagai koordinator yang membina tim pendukung seperti Office Boy (OB), Security, hingga pihak eksternal seperti vendor cleaning, pest control, dan jasa maintenance lainnya.

Tanggung Jawab Pekerjaan

Berikut adalah uraian lebih mendetail mengenai job description (job desk) untuk posisi Senior General Affair Staff / Coordinator di Poda Eliquid Company:

1. Pengelolaan Fasilitas Kantor, Gudang, dan Pabrik

• Memastikan seluruh gedung perusahaan (pabrik, gudang, kantor operasional, kantor marketing) dalam kondisi terawat dan siap digunakan.

• Mengawasi serta mengatur perawatan infrastruktur seperti AC, listrik, plumbing, jaringan internet, hingga sistem keamanan.

• Berkoordinasi dengan vendor atau teknisi apabila terjadi kerusakan fasilitas agar perbaikan dapat dilakukan dengan cepat.

• Menyusun jadwal pemeriksaan fasilitas secara rutin untuk mengantisipasi kerusakan besar.

2. Preventive & Corrective Maintenance

• Membuat jadwal preventive maintenance untuk mesin produksi, kendaraan operasional, serta fasilitas penunjang lainnya.

• Melakukan tindak lanjut corrective maintenance jika terjadi kerusakan mendadak, sehingga aktivitas operasional tidak terganggu.

• Menyusun laporan pemeliharaan sebagai bahan evaluasi untuk perbaikan berkelanjutan.

3. Manajemen Utilitas Perusahaan

• Mengawasi penggunaan utilitas penting (listrik, air, internet, telepon) agar lebih efisien dan tidak boros.

• Melakukan analisis konsumsi energi bulanan serta memberikan rekomendasi penghematan biaya operasional.

• Menangani kendala utilitas dengan cepat dan memastikan tidak menghambat produktivitas.

4. Administrasi & Manajemen Kendaraan

• Mengurus semua dokumen terkait kendaraan perusahaan, seperti STNK, asuransi, perpanjangan pajak, dan jadwal servis rutin.

• Memastikan kendaraan operasional (mobil box, motor, atau kendaraan distribusi) selalu dalam kondisi prima.

• Membuat catatan detail penggunaan kendaraan agar tidak terjadi penyalahgunaan.

5. Pengelolaan & Inventarisasi Aset Perusahaan

• Membuat daftar inventaris seluruh aset perusahaan (gedung, kendaraan, mesin, peralatan kantor, komputer, dll).

• Melakukan pengecekan rutin untuk memastikan aset terpelihara dengan baik dan tidak hilang.

• Menyusun laporan update inventaris secara berkala kepada manajemen.

6. Pembinaan Tim OB, Security, dan Pest Control

• Memimpin, mengarahkan, serta membina tim pendukung (Office Boy, Security, dan vendor pest control).

• Membagi tugas harian secara efektif agar kinerja tim lebih terstruktur.

• Memberikan pelatihan atau arahan terkait standar kebersihan, keamanan, dan kedisiplinan.

7. Manajemen Vendor & Pihak Eksternal

• Mengelola hubungan dengan vendor untuk berbagai kebutuhan, seperti maintenance, cleaning service, pest control, scrap, merchandise, hingga perlengkapan event marketing.

• Melakukan evaluasi kinerja vendor secara berkala untuk memastikan kualitas layanan sesuai standar perusahaan.

• Negosiasi kontrak kerja sama dengan vendor agar mendapatkan harga terbaik dan pelayanan optimal.

8. Pengelolaan Limbah Pabrik

• Mengatur pengelolaan limbah pabrik (drum PG/VG, kardus, plastik, dirigen, scrap) dengan memperhatikan aspek lingkungan dan regulasi resmi.

• Mencatat setiap pengeluaran dan pemasukan limbah, termasuk penjualan scrap, agar transparan.

• Berkoordinasi dengan vendor resmi pengelolaan limbah untuk memastikan semua proses sesuai aturan pemerintah.

• Menyusun laporan kuartalan mengenai pengelolaan limbah.

9. Penyusunan Laporan & Anggaran GA

• Membuat laporan bulanan GA terkait fasilitas, perawatan, biaya operasional, serta kegiatan maintenance.

• Menyusun rencana anggaran tahunan GA sebagai dasar perhitungan kebutuhan perusahaan.

• Memberikan rekomendasi efisiensi biaya tanpa mengurangi kualitas operasional.

Kualifikasi yang Dibutuhkan

Untuk mengisi posisi Senior GA Staff / Coordinator, Poda Eliquid Company mencari kandidat yang memiliki kriteria berikut:

1. Usia: 25 – 35 tahun.

2. Pendidikan: Minimal S1 dari jurusan Manajemen, Administrasi, atau Teknik.

3. Pengalaman: Minimal 3 tahun di bidang General Affair, terutama di perusahaan manufaktur, pabrik, atau distribusi.

4. Karakteristik:

   • Terbiasa turun ke lapangan dan mobile.

   • Memiliki jiwa kepemimpinan (leadership) yang kuat, mampu mengarahkan tim OB dan Security.

   • Berkarakter proaktif, solutif, tegas, dan memiliki semangat melayani.

5. Keahlian Teknis:

   • Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).

   • Terbiasa menggunakan Google Workspace (Sheets, Drive, Form).

   • Familiar dengan sistem ERP, khususnya Odoo, menjadi nilai tambah.

6. Kriteria Tambahan:

   • Berdomisili di Bandung atau memahami vendor serta jaringan lokal Bandung.

   • Memiliki SIM A & C lebih disukai.

Mengapa Bergabung dengan Poda Eliquid Company?

• Lingkungan kerja yang dinamis: Poda Eliquid Company memberikan ruang bagi setiap karyawan untuk berkembang, belajar, dan mengambil peran penting dalam mendukung perusahaan.

• Kesempatan berkarier: Posisi GA ini bukan hanya pekerjaan teknis, tetapi juga memiliki prospek untuk berkembang menjadi bagian dari manajemen operasional yang lebih tinggi.

• Keseimbangan kerja & tanggung jawab sosial: Perusahaan tidak hanya fokus pada profit, tetapi juga menjaga aspek keberlanjutan, termasuk pengelolaan limbah dan efisiensi energi.

• Kompensasi kompetitif: Gaji dan benefit yang ditawarkan sebanding dengan tanggung jawab dan kontribusi karyawan.