Job Description

Lowongan Kerja: Admin PPIC & Logistik

PT Bhinneka Berkat Sentosa adalah perusahaan yang bergerak di bidang [bidang usaha perusahaan – misalnya manufaktur, distribusi, atau perdagangan] yang telah berdiri dan berkembang menjadi salah satu pelaku penting di industrinya. Sejak awal berdiri, perusahaan memiliki komitmen yang kuat untuk menyediakan produk dan layanan berkualitas tinggi, mengutamakan kepuasan pelanggan, serta menerapkan standar operasional yang efisien dan berkelanjutan.

Dengan dukungan sumber daya manusia yang profesional, PT Bhinneka Berkat Sentosa telah berhasil membangun reputasi positif di pasar lokal maupun regional. Perusahaan memiliki sistem kerja yang terstruktur, mulai dari pengadaan bahan baku, proses produksi, hingga distribusi barang jadi kepada pelanggan. Semua tahapan tersebut dijalankan dengan mengedepankan prinsip ketepatan waktu, akurasi data, dan kualitas layanan.

Salah satu kunci keberhasilan perusahaan adalah adanya sinergi antara berbagai divisi, termasuk Production Planning and Inventory Control (PPIC) dan Logistik. Kedua fungsi ini berperan vital dalam memastikan kelancaran alur produksi dan distribusi, sehingga produk yang dihasilkan dapat sampai ke tangan pelanggan tepat waktu dan dalam kondisi terbaik.

PT Bhinneka Berkat Sentosa juga berkomitmen untuk menciptakan lingkungan kerja yang profesional namun tetap humanis, di mana setiap karyawan memiliki kesempatan berkembang, berinovasi, dan memberikan kontribusi nyata bagi kemajuan perusahaan.

Tentang Divisi PPIC & Logistik

Sebelum masuk ke uraian pekerjaan, penting untuk memahami peran divisi PPIC & Logistik di dalam perusahaan:

• PPIC (Production Planning and Inventory Control) adalah bagian yang bertugas merencanakan produksi berdasarkan permintaan pasar dan kapasitas pabrik, sekaligus mengontrol persediaan bahan baku maupun barang jadi. Fungsi PPIC sangat krusial karena menjadi penghubung antara bagian penjualan, produksi, dan gudang.

• Logistik bertanggung jawab memastikan alur keluar-masuk barang berjalan lancar, mulai dari penerimaan bahan baku, penyimpanan di gudang, hingga pengiriman produk jadi kepada pelanggan. Divisi ini juga mengurus dokumen-dokumen pengiriman serta memastikan barang dikirim sesuai jadwal.

Kolaborasi yang solid antara PPIC dan Logistik menjadi faktor penentu efisiensi operasional perusahaan. Admin PPIC & Logistik adalah posisi yang berada di garis depan untuk menjalankan fungsi koordinasi ini.

Deskripsi Pekerjaan – Admin PPIC & Logistik

Sebagai Admin PPIC & Logistik, Anda akan menjadi penghubung penting antara tim penjualan, produksi, gudang, dan ekspedisi. Posisi ini membutuhkan ketelitian tinggi, kemampuan mengelola data secara rapi, serta keahlian dalam berkoordinasi dengan berbagai pihak.

Berikut uraian tugas yang lebih detail:

1. Membantu Membuat Jadwal Produksi

• Mengumpulkan data rencana penjualan dari divisi marketing atau sales.

• Menganalisis kapasitas produksi yang tersedia, termasuk jumlah tenaga kerja, kapasitas mesin, dan ketersediaan bahan baku.

• Menyusun jadwal produksi harian, mingguan, atau bulanan dengan mempertimbangkan prioritas pesanan dan deadline.

• Mengantisipasi potensi hambatan produksi seperti keterlambatan bahan baku atau perawatan mesin, dan mengkomunikasikannya kepada pihak terkait.

2. Menyusun Laporan Produksi dan Stok Secara Berkala

• Mengupdate data hasil produksi setiap hari untuk memantau jumlah barang yang sudah diproduksi.

• Mencatat jumlah stok barang jadi yang tersedia di gudang.

• Membuat laporan stok bahan baku untuk memastikan ketersediaan sesuai kebutuhan produksi.

• Menyampaikan laporan ini kepada manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan.

3. Menginput Data Bahan Baku

• Memasukkan data bahan baku yang baru datang ke dalam sistem administrasi.

• Memastikan jumlah, jenis, dan kualitas bahan baku yang diterima sesuai dengan dokumen pembelian.

• Menghitung pemakaian bahan baku dalam proses produksi dan mencatatnya secara akurat.

4. Membuat Estimasi Kebutuhan Material

• Menghitung perkiraan kebutuhan bahan baku untuk periode berikutnya berdasarkan data penjualan dan kapasitas produksi.

• Mengajukan permintaan pembelian bahan baku kepada bagian procurement jika stok mulai menipis.

• Menyusun perencanaan pengadaan bahan baku agar tidak terjadi kekurangan maupun penumpukan.

5. Mengelola Data Keluar-Masuk Barang

• Mengatur administrasi terkait barang masuk (bahan baku) dan barang keluar (produk jadi).

• Menjaga keakuratan data agar selalu sesuai dengan kondisi riil di gudang.

• Melakukan rekonsiliasi data jika ditemukan perbedaan antara stok fisik dan stok di sistem.

6. Membuat Dokumen Logistik

• Menyiapkan dokumen pengiriman seperti surat jalan, faktur, dan dokumen pendukung lainnya.

• Memastikan dokumen pengiriman sudah lengkap dan sah sebelum barang dikirim ke pelanggan.

7. Menyusun Jadwal Pengiriman Barang

• Mengatur jadwal pengiriman berdasarkan prioritas pesanan dan lokasi tujuan.

• Memastikan koordinasi dengan tim ekspedisi agar jadwal pengiriman tidak mengalami keterlambatan.

8. Koordinasi dengan Tim Gudang, Produksi, dan Ekspedisi

• Berkomunikasi dengan bagian gudang untuk memastikan ketersediaan barang yang akan dikirim.

• Menginformasikan ke bagian produksi jika ada perubahan prioritas pesanan.

• Menjalin koordinasi dengan pihak ekspedisi untuk memastikan barang terkirim sesuai jadwal.

9. Membuat Laporan Produksi Harian/Bulanan

• Menyusun laporan detail yang berisi jumlah produksi, stok akhir, bahan baku yang digunakan, serta efisiensi produksi.

• Memberikan laporan ini kepada atasan dan divisi terkait untuk evaluasi kinerja.

Kualifikasi yang Dibutuhkan

Untuk dapat menjalankan tugas dengan baik, kandidat diharapkan memenuhi persyaratan berikut:

• Pendidikan minimal SMA/SMK semua jurusan, lebih diutamakan D3/S1 jurusan Teknik Industri, Logistik, Manajemen, atau Administrasi Bisnis.

• Memiliki pengalaman kerja minimal 1 tahun di bidang PPIC atau Logistik. Kandidat fresh graduate dengan kemampuan administrasi yang baik dipertimbangkan.

• Mampu mengoperasikan Microsoft Office terutama Excel (menguasai rumus dasar hingga pengolahan data) dan Word.

• Memiliki ketelitian tinggi dalam mengelola data.

• Disiplin, terorganisir, dan mampu bekerja sesuai deadline.

• Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik.

• Mampu bekerja di bawah tekanan dan situasi yang dinamis.

• Memahami alur proses produksi dan distribusi barang akan menjadi nilai tambah.

Keterampilan Tambahan yang Menguntungkan

• Menguasai software ERP atau sistem manajemen gudang.

• Memahami prinsip Inventory Control.

• Berpengalaman dalam membuat laporan produksi menggunakan pivot table atau grafik.

• Mampu bekerja sama dalam tim lintas divisi.

Fasilitas dan Benefit

• Gaji kompetitif sesuai kualifikasi dan pengalaman.

• Tunjangan kesehatan dan ketenagakerjaan.

• Kesempatan pengembangan karier dan pelatihan internal.

• Lingkungan kerja yang profesional dan mendukung.