Job Description

Lowongan Kerja Purchasing & Administrasi Assistant – West Point Hotel Bandung

Daftar disini :
https://id.jobstreet.com/id/job/89837777/apply?sol=397feee8d8272fc605c3e54ceb8e1b46622a8f53

Profil Perusahaan

West Point Hotel merupakan salah satu hotel yang berlokasi strategis di Kota Bandung, Jawa Barat, dan dirancang untuk memberikan pengalaman menginap yang nyaman, modern, serta berorientasi pada pelayanan berkualitas tinggi. Dengan mengusung konsep hospitality yang mengutamakan efisiensi operasional dan kepuasan tamu, West Point Hotel terus mempersiapkan diri untuk menghadirkan standar layanan yang kompetitif di industri perhotelan.

Pada awal Februari 2026, West Point Hotel akan resmi melakukan reopening, menandai babak baru dalam perjalanan bisnis perusahaan. Reopening ini tidak hanya mencerminkan pembaruan fasilitas dan sistem operasional, tetapi juga komitmen manajemen dalam membangun tim kerja profesional yang solid, kompeten, dan berorientasi pada detail.

Dalam operasional hotel, fungsi pengadaan barang dan administrasi memiliki peran yang sangat vital. Ketepatan proses purchasing, akurasi dokumentasi, serta ketersediaan stok yang terkontrol menjadi fondasi utama bagi kelancaran layanan kepada tamu. Oleh karena itu, West Point Hotel membuka kesempatan berkarier bagi individu yang teliti, terorganisir, dan berpengalaman untuk bergabung sebagai Purchasing & Administrasi Assistant.

Deskripsi Pekerjaan

Posisi Purchasing & Administrasi Assistant berperan penting dalam mendukung operasional hotel melalui pengelolaan proses pengadaan barang dan jasa, administrasi pembelian, serta pengarsipan dokumen yang tertib dan akurat. Posisi ini menuntut ketelitian tinggi, kemampuan koordinasi lintas departemen, serta pemahaman yang baik mengenai proses purchasing di lingkungan perhotelan.

Kandidat terpilih akan bertanggung jawab memastikan seluruh kebutuhan operasional hotel terpenuhi tepat waktu, sesuai spesifikasi, dan sesuai dengan kebijakan serta persetujuan manajemen. Selain itu, peran ini juga mencakup pengelolaan data, laporan, dan inventaris yang mendukung pengambilan keputusan manajerial.

Tanggung Jawab Utama

Proses Purchasing dan Pengadaan

• Berkoordinasi dan memproses pembelian barang dan jasa sesuai kebutuhan operasional hotel berdasarkan Purchase Request (PR), Purchase Order (PO), dan persetujuan Hotel Manager.

• Membuat, mengajukan, serta memantau purchase request secara akurat dan tepat waktu.

• Melakukan komunikasi aktif dengan supplier terkait ketersediaan barang, harga, dan jadwal pengiriman.

• Menyusun dan melakukan perbandingan harga barang dari berbagai supplier secara rutin untuk memastikan efisiensi biaya.

Penerimaan dan Pemeriksaan Barang

• Memeriksa kualitas, kuantitas, serta spesifikasi barang yang diterima dari supplier agar sesuai dengan PO/PR.

• Memastikan barang diterima dalam kondisi baik dan layak digunakan.

• Melaporkan dan menindaklanjuti apabila terdapat ketidaksesuaian barang dengan dokumen pembelian.

Administrasi dan Dokumentasi

• Memastikan seluruh dokumen pembelian dan administrasi tercatat dengan lengkap, akurat, dan sistematis.

• Mengelola pengarsipan dokumen penting, termasuk surat masuk dan keluar, kontrak, serta catatan pembelian.

• Melakukan pengarsipan secara rapi dan teratur, baik dalam bentuk fisik maupun digital.

Pelaporan

• Menyusun laporan pembelian harian, mingguan, dan bulanan sesuai kebutuhan manajemen.

• Menyajikan data pembelian yang akurat sebagai bahan evaluasi dan pengendalian biaya.

• Membantu menyiapkan data pendukung untuk audit internal maupun eksternal.

Koordinasi Internal

• Berkoordinasi dengan departemen lain untuk memastikan kebutuhan barang dan jasa terpenuhi sesuai jadwal.

• Menjalin komunikasi yang efektif dengan Hotel Manager terkait status pengadaan dan kebutuhan operasional.

• Mendukung kelancaran operasional hotel melalui koordinasi yang responsif dan solutif.

Pengelolaan Stok dan Inventaris

• Membantu mengelola stok dan inventaris barang hotel secara terkontrol.

• Memastikan ketersediaan barang untuk mencegah kehabisan stok maupun kelebihan stok.

• Melakukan pencatatan dan pemantauan inventaris secara berkala.

Kualifikasi & Kompetensi Utama

• Pendidikan minimal D3 atau S1 di bidang Administrasi, Ekonomi, Manajemen, atau bidang relevan.

• Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun sebagai Admin Purchasing atau posisi terkait.

• Pengalaman di industri perhotelan atau F&B menjadi nilai tambah.

• Menguasai atau familiar dengan sistem VHP Hotel Pembelian.

• Memahami alur proses pengadaan barang dan dokumentasi administratif.

• Memiliki kemampuan komunikasi dan negosiasi yang baik.

• Teliti, terorganisir, sistematis, dan mampu bekerja dengan tenggat waktu.

• Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.

• Memiliki SIM A atau SIM C.

• Tidak merokok atau vape menjadi nilai plus.

• Bersedia bergabung segera.

Budaya Kerja

West Point Hotel menerapkan budaya kerja yang profesional, disiplin, dan kolaboratif. Setiap karyawan didorong untuk bekerja dengan standar etika tinggi, ketelitian, serta rasa tanggung jawab terhadap peran masing-masing.

Lingkungan kerja dirancang agar suportif dan terbuka terhadap komunikasi, sehingga setiap individu dapat berkontribusi secara optimal. Dalam masa reopening ini, perusahaan menaruh perhatian besar pada pembentukan tim yang solid dan memiliki komitmen jangka panjang.

Fasilitas & Benefit

• Kesempatan berkarier di hotel yang sedang berkembang dan bertumbuh.

• Lingkungan kerja profesional dan suportif.

• Sistem kerja yang terstruktur dengan dukungan manajemen yang terbuka.

• Kesempatan untuk berkontribusi langsung dalam fase penting reopening hotel.

• Pengalaman kerja yang memperkaya kompetensi di industri perhotelan.

Pengembangan Karier

West Point Hotel memberikan peluang pengembangan karier bagi karyawan yang menunjukkan kinerja baik, dedikasi, dan komitmen terhadap perusahaan. Seiring pertumbuhan operasional hotel pasca-reopening, terbuka kesempatan untuk peningkatan tanggung jawab maupun jenjang karier di bidang administrasi dan manajemen operasional.

Perusahaan mendorong pembelajaran berkelanjutan serta peningkatan keterampilan yang relevan dengan kebutuhan industri hospitality.