Loker BUMN Jakarta di PT Aero Wisata (BUMN Garuda Indonesia Group) Executive Secretary

Job Description

Apakah Anda siap untuk bergabung dengan tim perusahaan terkemuka di bidang pariwisata, logistik, katering, hotel, dan transportasi? Aerowisata, anak perusahaan PT Garuda Indonesia (Persero) Tbk, membuka peluang karier sebagai Executive Secretary. Kami mencari individu profesional dan berdedikasi yang siap menjadi bagian dari tim yang solid untuk mendukung Direksi dalam menjalankan berbagai aktivitas strategis perusahaan. Bergabunglah dengan Aerowisata dan kembangkan karier Anda bersama perusahaan yang berkomitmen menghadirkan layanan berkualitas dengan sentuhan budaya Indonesia, baik untuk pasar nasional maupun internasional.

Tentang Aerowisata

Aerowisata, didirikan pada 30 Juni 1973, adalah perusahaan milik negara yang telah menjadi pemain utama di sektor pariwisata dan pelayanan. Dengan kantor pusat di Jakarta, Aerowisata dikenal atas komitmennya dalam menghadirkan layanan terbaik dengan sentuhan lokal Indonesia. Kami bangga menjadi bagian dari PT Garuda Indonesia (Persero) Tbk, salah satu perusahaan penerbangan terkemuka di dunia. Salah satu unit bisnis unggulan kami, PT Aerofood Indonesia atau Aerofood ACS, berfokus pada layanan katering penerbangan (Inflight Catering) yang telah diakui di industri ini, baik di dalam negeri maupun mancanegara.

Sebagai bagian dari strategi pengembangan bisnis, kami mencari kandidat yang siap mendukung Direksi dalam mengelola berbagai tugas administratif dan memastikan jalannya operasi perusahaan berjalan dengan lancar. Inilah kesempatan Anda untuk bergabung dengan kami dan menjadi bagian dari tim yang dinamis serta memiliki pengaruh besar di industri pariwisata dan pelayanan.

Deskripsi Pekerjaan: Tugas dan Tanggung Jawab Utama

Sebagai Executive Secretary, Anda akan bertanggung jawab untuk mendukung Direksi dalam mengelola berbagai tugas penting yang bersifat administratif. Berikut adalah detail tugas dan tanggung jawab utama yang akan Anda emban:

1. Koordinasi dan Pengaturan Jadwal Direksi
   • Mengelola dan mengatur jadwal Direksi, termasuk rapat, pertemuan, dan perjalanan dinas.
   • Memastikan seluruh agenda Direksi tersusun secara efisien dan sesuai dengan prioritas.
   • Melakukan konfirmasi terhadap jadwal yang sudah ditetapkan agar tidak terjadi benturan.
2. Memfilter dan Mempioritaskan Komunikasi Masuk
   • Menyaring panggilan, email, dan surat yang masuk untuk memastikan hanya yang penting yang diteruskan ke Direksi.
   • Memastikan komunikasi dengan para pemangku kepentingan dilakukan dengan profesional dan efisien.
   • Menyampaikan informasi secara tepat dan jelas kepada Direksi untuk mendukung pengambilan keputusan yang tepat.
3. Penyusunan dan Distribusi Dokumen Administratif
   • Membuat dan mendistribusikan berbagai dokumen administratif seperti surat, memo, laporan, dan dokumen penting lainnya.
   • Menyusun laporan pencapaian dan aktivitas secara teratur, serta memastikan data yang disajikan akurat.
   • Mengatur dan mencatat notulen rapat, serta memastikan tindak lanjut dari keputusan yang telah dibuat dalam rapat.
4. Pengaturan Rapat dan Konferensi
   • Mengatur rapat internal dan konferensi, termasuk mempersiapkan agenda, tempat, dan kebutuhan logistik lainnya.
   • Berkoordinasi dengan pihak terkait untuk memastikan semua kebutuhan teknis dan logistik acara terpenuhi.
   • Mengelola jalannya rapat dan memastikan kelancaran acara yang diselenggarakan.
5. Pengelolaan Proyek Penting Direksi
   • Membantu Direksi dalam pengelolaan proyek-proyek strategis perusahaan.
   • Memantau progres proyek dan memastikan setiap tugas diselesaikan tepat waktu.
   • Menyusun laporan perkembangan proyek untuk diberikan kepada Direksi secara berkala.
6. Pengaturan Perjalanan dan Akomodasi Direksi
   • Merencanakan dan mengatur perjalanan dinas Direksi, termasuk pemesanan tiket, akomodasi, dan transportasi.
   • Memastikan kebutuhan dan preferensi perjalanan Direksi terpenuhi dengan baik untuk mendukung efektivitas kerja.
   • Menyusun rencana perjalanan secara detail untuk memastikan perjalanan berlangsung lancar.
7. Koordinasi dengan Manajemen dan Departemen Lain
   • Bekerja sama dengan berbagai departemen untuk memastikan koordinasi dan komunikasi yang baik di seluruh organisasi.
   • Mendukung Direksi dalam berkolaborasi dengan manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan.
   • Memastikan informasi dan instruksi dari Direksi tersampaikan kepada departemen terkait dengan jelas.

Kualifikasi dan Persyaratan

Untuk memenuhi peran sebagai Executive Secretary, kandidat harus memenuhi persyaratan berikut:

1. Pendidikan
   • Minimal lulusan Sarjana (S1) dari jurusan Sekretaris atau Administrasi Perkantoran.
2. Pengalaman Kerja
   • Memiliki pengalaman minimal 2 tahun sebagai sekretaris atau asisten pribadi di tingkat C-level.
   • Pengalaman dalam pembuatan laporan, notulen rapat, dan pengaturan jadwal.
3. Kemampuan Teknis
   • Terbiasa menggunakan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) serta perangkat lunak administratif lainnya.
   • Memiliki kemampuan analisis yang baik dan proaktif dalam pemecahan masalah.
4. Keterampilan Administratif
   • Terbiasa menangani tugas-tugas administratif yang mendukung manajemen senior.
   • Mampu bekerja di bawah tekanan dan memprioritaskan tugas dengan baik.
5. Etika Profesional
   • Dapat menjaga kerahasiaan informasi penting dan sensitif yang terkait dengan manajemen senior.
   • Mampu berkomunikasi dengan profesionalisme, baik secara lisan maupun tulisan.

Apa yang Kami Tawarkan

Sebagai perusahaan yang menghargai kualitas dan dedikasi, Aerowisata menawarkan berbagai keuntungan bagi karyawan yang bergabung bersama kami. Berikut adalah manfaat yang bisa Anda dapatkan:

1. Lingkungan Kerja yang Profesional
   • Kesempatan untuk bekerja di perusahaan BUMN terkemuka dengan reputasi yang baik di industri.
   • Lingkungan kerja yang mendukung pengembangan keterampilan dan kemampuan Anda.
2. Pengembangan Karier
   • Pelatihan dan pengembangan profesional untuk meningkatkan kompetensi Anda dalam menjalankan tugas.
   • Kesempatan untuk berpartisipasi dalam proyek-proyek strategis perusahaan yang memberikan tantangan dan peluang karier.
3. Fasilitas dan Tunjangan Karyawan
   • Fasilitas kesehatan yang mendukung kesejahteraan Anda.
   • Tunjangan perjalanan dinas untuk mendukung efektivitas pekerjaan Anda.