Job Description

Lowongan Kerja Administrative Officer – PT Gbrooms Virtual Indonesia (98hospitality Management)

Daftar disini :
https://id.jobstreet.com/id/job/92671374/apply?sol=93df61ee424f2af0548292344b9e1b467f9e5344

Profil Perusahaan

PT Gbrooms Virtual Indonesia melalui unit bisnisnya 98hospitality Management merupakan perusahaan yang bergerak di bidang manajemen dan pengelolaan bisnis hospitality yang terus berkembang di Indonesia. Dengan pengalaman dalam mengelola berbagai unit usaha di sektor perhotelan, akomodasi, food & beverage, serta layanan pendukung industri hospitality lainnya, 98hospitality hadir sebagai perusahaan yang berfokus pada peningkatan kualitas operasional, efisiensi bisnis, dan kepuasan pelanggan.

Dalam industri hospitality yang sangat kompetitif, keberhasilan sebuah perusahaan tidak hanya ditentukan oleh kualitas layanan kepada pelanggan, tetapi juga oleh efektivitas sistem manajemen internal yang mendukung seluruh aktivitas operasional. Oleh karena itu, 98hospitality Management membangun budaya kerja yang mengedepankan profesionalisme, kolaborasi, inovasi, kecepatan dalam pengambilan keputusan, serta kemampuan beradaptasi terhadap perubahan bisnis yang dinamis.

Seiring pertumbuhan perusahaan dan bertambahnya berbagai unit bisnis yang dikelola, kebutuhan akan tenaga profesional yang mampu menjaga kelancaran koordinasi, administrasi, dan pengawasan tugas operasional menjadi semakin penting. Untuk mendukung kebutuhan tersebut, 98hospitality membuka kesempatan bagi individu yang memiliki kemampuan administrasi yang kuat, teliti, proaktif, dan memiliki keterampilan koordinasi yang baik untuk bergabung sebagai Administrative Officer.

Posisi ini menawarkan peluang karier yang menarik bagi kandidat yang ingin berkembang dalam lingkungan kerja modern, berbasis teknologi, dan memiliki eksposur langsung terhadap berbagai aspek manajemen bisnis hospitality yang terus berkembang.

Deskripsi Pekerjaan

Administrative Officer merupakan posisi strategis yang berfungsi sebagai penghubung antara manajemen dengan berbagai departemen dalam perusahaan. Peran ini tidak hanya berfokus pada pekerjaan administratif konvensional, tetapi juga bertanggung jawab memastikan seluruh tugas, proyek, dan aktivitas operasional perusahaan berjalan sesuai target waktu yang telah ditentukan.

Dalam peran ini, Anda akan membantu manajemen melakukan monitoring pekerjaan, mengoordinasikan berbagai tim, memastikan komunikasi berjalan efektif, serta menjaga seluruh data dan dokumentasi perusahaan tetap terorganisir dengan baik. Posisi ini membutuhkan seseorang yang memiliki kemampuan multitasking tinggi, mampu bekerja secara sistematis, serta memiliki inisiatif untuk menyelesaikan permasalahan sebelum menjadi kendala yang lebih besar.

Sebagai Administrative Officer, Anda akan menjadi bagian penting dalam menjaga produktivitas organisasi melalui pengelolaan administrasi yang rapi, monitoring progres pekerjaan yang konsisten, dan dukungan operasional bagi berbagai unit bisnis yang berada di bawah naungan 98hospitality.

Tanggung Jawab Utama

1. Monitoring dan Follow-Up Tugas Manajemen

Salah satu fungsi utama posisi ini adalah memastikan seluruh tugas yang diberikan oleh manajemen dapat berjalan sesuai rencana dan selesai tepat waktu.

Aktivitas yang dilakukan meliputi:

• Memantau berbagai tugas yang sedang berjalan.
• Melakukan follow-up secara aktif kepada PIC terkait.
• Memastikan setiap tugas memiliki target waktu yang jelas.
• Mengawasi progres penyelesaian pekerjaan.
• Membantu mengidentifikasi hambatan yang berpotensi mengganggu penyelesaian tugas.
• Melaporkan perkembangan pekerjaan kepada manajemen secara berkala.
• Memastikan tidak ada pekerjaan yang terlewat atau tertunda tanpa alasan yang jelas.

Kemampuan follow-up yang konsisten menjadi salah satu faktor utama keberhasilan dalam posisi ini.

2. Mengelola Sistem Manajemen Tugas dan Proyek

Administrative Officer bertanggung jawab membantu perusahaan mengelola berbagai proyek dan pekerjaan menggunakan platform digital modern.

Tugas yang dijalankan meliputi:

• Mengelola task management system perusahaan.
• Membuat dan memperbarui task list.
• Memastikan seluruh tugas tercatat dengan baik.
• Menentukan PIC dan tenggat waktu setiap pekerjaan.
• Mengawasi progres pekerjaan melalui sistem monitoring.
• Membantu meningkatkan efektivitas penggunaan platform manajemen proyek.

Platform yang digunakan dapat berupa:

• Notion
• Trello
• ClickUp
• Asana
• Monday.com
• Sistem manajemen tugas lainnya

Kemampuan memahami sistem kerja digital menjadi nilai penting dalam mendukung efisiensi operasional perusahaan.

3. Mengelola Administrasi dan Dokumentasi Perusahaan

Posisi ini juga bertanggung jawab menjaga seluruh dokumen perusahaan tersimpan secara sistematis dan mudah diakses.

Ruang lingkup pekerjaannya meliputi:

• Menyusun arsip digital dan fisik.
• Mengelola dokumen internal perusahaan.
• Menyimpan laporan operasional secara terorganisir.
• Mengelola database administrasi perusahaan.
• Memastikan keamanan dan kerahasiaan data perusahaan.
• Membantu proses dokumentasi berbagai aktivitas bisnis.

Dokumentasi yang baik akan membantu perusahaan dalam proses audit, evaluasi, maupun pengambilan keputusan strategis.

4. Mengelola Google Workspace Perusahaan

Sebagai perusahaan modern yang mengandalkan kolaborasi digital, penggunaan Google Workspace menjadi bagian penting dalam aktivitas sehari-hari.

Administrative Officer akan bertanggung jawab untuk:

Google Sheets

• Membuat laporan operasional.
• Mengelola data monitoring pekerjaan.
• Membuat dashboard sederhana.
• Mengolah data administratif.

Google Docs

• Menyusun dokumen perusahaan.
• Membuat notulen rapat.
• Menyiapkan surat-menyurat internal.

Google Forms

• Membuat formulir digital.
• Mengumpulkan data operasional.
• Membantu kebutuhan survei internal.

Google Slides

• Menyusun bahan presentasi manajemen.
• Membantu pembuatan laporan visual.

Google Drive

• Mengelola penyimpanan dokumen digital.
• Menata folder sesuai standar perusahaan.
• Menjaga aksesibilitas dokumen.

5. Koordinasi Antar Departemen

Posisi ini menjadi jembatan komunikasi antara berbagai tim dalam organisasi.

Tanggung jawabnya mencakup:

• Menghubungkan kebutuhan antar departemen.
• Mengoordinasikan pelaksanaan tugas lintas fungsi.
• Menyampaikan informasi dari manajemen kepada tim terkait.
• Memastikan setiap departemen memahami target pekerjaan.
• Membantu menyelesaikan hambatan koordinasi yang muncul.

Kemampuan komunikasi yang baik menjadi kunci keberhasilan dalam menjalankan fungsi ini.

6. Menyusun Laporan Operasional dan Manajemen

Administrative Officer berperan dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen untuk pengambilan keputusan.

Jenis laporan yang disiapkan meliputi:

Laporan Harian

• Aktivitas operasional.
• Progress pekerjaan.
• Kendala yang terjadi.

Laporan Mingguan

• Pencapaian target.
• Monitoring proyek berjalan.
• Evaluasi pekerjaan.

Laporan Bulanan

• Rekap aktivitas operasional.
• Analisis pencapaian departemen.
• Ringkasan kinerja proyek.

Penyusunan laporan yang akurat membantu manajemen dalam melakukan evaluasi dan perencanaan bisnis.

7. Identifikasi Risiko Keterlambatan Pekerjaan

Administrative Officer tidak hanya memantau pekerjaan yang sedang berjalan, tetapi juga bertanggung jawab mengidentifikasi potensi keterlambatan.

Tugasnya meliputi:

• Mendeteksi pekerjaan yang berpotensi melewati deadline.
• Melakukan follow-up lebih awal.
• Mengkomunikasikan risiko kepada pihak terkait.
• Melakukan eskalasi kepada atasan apabila diperlukan.
• Membantu mencari solusi untuk mempercepat penyelesaian pekerjaan.

Pendekatan proaktif ini membantu perusahaan menjaga produktivitas dan kualitas kerja.

8. Mendukung Administrasi Berbagai Unit Bisnis

Sebagai bagian dari grup usaha hospitality yang berkembang, posisi ini juga akan memberikan dukungan administratif bagi berbagai unit bisnis yang berada di bawah manajemen 98hospitality.

Tugas yang dapat dilakukan antara lain:

• Pengelolaan data operasional hotel.
• Administrasi unit F&B.
• Pengarsipan dokumen bisnis.
• Monitoring aktivitas proyek perusahaan.
• Dukungan administrasi kegiatan operasional lainnya.

Kualifikasi yang Dibutuhkan

Untuk dapat menjalankan tugas dengan optimal, kandidat diharapkan memenuhi persyaratan berikut:

Pendidikan

• Minimal D3 atau S1 dari berbagai jurusan.
• Diutamakan jurusan:
  • Administrasi Bisnis
  • Manajemen
  • Administrasi Perkantoran
  • Sistem Informasi
  • Pariwisata
  • Hospitality Management
  • Atau bidang relevan lainnya

Pengalaman

• Minimal 1 tahun pengalaman kerja sebagai:
  • Administrative Officer
  • Project Administrator
  • Office Support
  • Executive Assistant
  • Management Support
  • Posisi administrasi lainnya

Kemampuan Teknis

• Menguasai Google Workspace.
• Mampu menggunakan Google Sheets secara efektif.
• Memahami penggunaan task management tools.
• Terampil mengelola dokumen digital.
• Memiliki kemampuan administrasi yang baik.
• Mampu membuat laporan operasional.

Kemampuan Non-Teknis

• Teliti dan detail-oriented.
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
• Mampu bekerja di bawah tekanan.
• Memiliki sense of urgency yang tinggi.
• Proaktif dalam menyelesaikan masalah.
• Mampu mengatur prioritas pekerjaan.
• Memiliki kemampuan multitasking.

Nilai Tambah yang Dicari Perusahaan

Kandidat akan memiliki nilai lebih apabila:

• Memiliki pengalaman di industri hospitality.
• Pernah bekerja di hotel atau pengelolaan properti.
• Berpengalaman di bidang F&B.
• Memiliki pengalaman di perusahaan startup.
• Mampu membuat dashboard monitoring.
• Menguasai analisis data dasar menggunakan spreadsheet.
• Memiliki pemahaman mengenai project management.

Budaya Kerja di 98hospitality

98hospitality membangun budaya kerja yang mendukung pertumbuhan individu dan organisasi.

Nilai-nilai utama yang diterapkan meliputi:

Ownership

Setiap karyawan didorong untuk memiliki rasa tanggung jawab terhadap pekerjaannya.

Continuous Improvement

Perusahaan mendorong setiap individu untuk terus belajar dan berkembang.

Collaboration

Kerja sama antar tim menjadi fondasi utama dalam mencapai tujuan perusahaan.

Accountability

Setiap tugas harus dapat dipertanggungjawabkan dengan hasil yang jelas.

Agility

Kemampuan beradaptasi terhadap perubahan menjadi salah satu kompetensi yang sangat dihargai.

Fasilitas dan Benefit

Bergabung dengan 98hospitality memberikan berbagai keuntungan bagi karyawan, antara lain:

• Gaji kompetitif sesuai kemampuan dan pengalaman.
• Kesempatan pengembangan karier yang jelas.
• Lingkungan kerja modern dan dinamis.
• Kesempatan belajar langsung dari manajemen perusahaan.
• Pengalaman bekerja dengan berbagai unit bisnis hospitality.
• Budaya kerja kolaboratif dan profesional.
• Peluang pengembangan kompetensi melalui berbagai proyek perusahaan.

Pengembangan Karier

Posisi Administrative Officer dapat menjadi langkah awal menuju jenjang karier yang lebih tinggi seperti:

• Senior Administrative Officer
• Executive Assistant
• Project Coordinator
• Operations Coordinator
• Management Support Specialist
• Business Operations Supervisor
• Operations Manager

Perusahaan memberikan kesempatan yang luas bagi karyawan yang menunjukkan kinerja, dedikasi, dan kemampuan kepemimpinan yang baik.

Lokasi Penempatan

Kelapa Gading, Jakarta Utara

Kandidat diharapkan dapat bekerja secara penuh waktu dan siap beradaptasi dengan lingkungan kerja yang cepat, dinamis, serta berorientasi pada hasil.

Cara Melamar

Jika Anda adalah individu yang terorganisir, memiliki kemampuan administrasi yang kuat, terbiasa melakukan follow-up pekerjaan hingga tuntas, serta ingin berkembang bersama perusahaan hospitality yang terus bertumbuh, maka posisi ini merupakan peluang yang tepat untuk Anda.

Daftar disini :
https://id.jobstreet.com/id/job/92671374/apply?sol=93df61ee424f2af0548292344b9e1b467f9e5344

Siapkan dokumen berikut:

• Curriculum Vitae (CV) terbaru.
• Surat Lamaran Kerja.
• Portofolio atau contoh laporan kerja (jika tersedia).
• Sertifikat pendukung lainnya.

Pastikan seluruh dokumen tersusun rapi dan mencerminkan pengalaman serta kompetensi yang relevan dengan posisi yang dilamar.

Penutup

PT Gbrooms Virtual Indonesia melalui 98hospitality Management membuka kesempatan bagi profesional muda yang ingin berkarier sebagai Administrative Officer dalam lingkungan kerja yang modern, dinamis, dan penuh peluang pengembangan. Posisi ini sangat cocok bagi individu yang memiliki ketelitian tinggi, kemampuan koordinasi yang baik, serta semangat untuk terus belajar dan berkontribusi dalam mendukung pertumbuhan bisnis hospitality di Indonesia.

Apabila Anda siap menjadi bagian dari tim yang profesional, inovatif, dan berorientasi pada hasil, maka inilah saat yang tepat untuk mengembangkan karier Anda bersama 98hospitality Management.